De stadsbesturen van Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen bundelen hun kennis en middelen en werken samen aan een innovatieve digitale beeldbank. Hierdoor hopen ze de grote hoeveelheid aan digitale foto's, filmopnames, plannen en geluidsfragmenten die ze door de jaren heen verzamelden beter te kunnen bewaren en beschrijven. Al meer dan negentig andere besturen toonden interesse in de aankoop. Dat zorgt voor een vernieuwend intergemeentelijke project dat uniek is voor Vlaanderen. 'Eén beeld zegt meer dan duizend woorden' is een cliché dat ook geldt voor stadsbesturen. Stadsdiensten verzamelden de afgelopen jaren heel wat foto's, filmopnames, 3D-simulaties, plannen en geluidsfragmenten. De verzameling is zeer uitgebreid en divers. Het gaat bijvoorbeeld om beelden van plechtige ontvangsten, werffoto's en afbeeldingen van collectiestukken uit stedelijke musea of archieven, maar ook om toeristische films, geluidsfragmenten waarin inwoners over vroeger vertellen en historische plannen.

Vaak zijn de bestanden slecht beschreven en bewaard. Iedere dienst heeft zijn eigen manier om dingen bij te houden. De beelden worden enkel op cd of externe harde schijf gezet en worden ook vaak maar heel beknopt of zelfs niet omschreven. Daardoor zijn die bestanden op termijn moeilijk terug te vinden of opnieuw te gebruiken. De stadsbesturen van Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen kampen alle vier met die problemen. Daarom beslisten ze midden 2009 om de krachten en middelen te bundelen en samen een innovatief project uit te werken. Samen met Digipolis (de ICT intercommunale van de steden Antwerpen en Gent) maakten ze een bestek op. Digipolis kreeg de opdracht om op zoek te gaan naar een leverancier van een beeldbanksysteem.

De nieuwe beeldbank moet ervoor zorgen dat alle stadsmedewerkers beelden zo gemakkelijk mogelijk kunnen terugvinden. Ook wordt het beheer en het opslaan van de beelden vereenvoudigd en gestandaardiseerd. Op die manier verkleint het risico op verlies. De vier primaire partners, Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen, hebben momenteel elk al een eigen beeldbank. Die bevatten echter vooral historische beelden, beelden binnen de erfgoedsfeer of krantenknipsels. Het nieuwe systeem gaat ruimer en is voor heel de stadsorganisatie interessant. De beeldbank is niet alleen intern een meerwaarde. Op termijn kunnen ook externen er gebruik van maken. Concreet zullen burgers of specifieke doelgroepen zoals lay-outers beelden uit de beeldbank kunnen raadplegen en downloaden. Bovendien zullen externen ook beelden voor de beeldbank kunnen aanleveren.

De zoektocht naar een geschikte leverancier is pas gestart. Digipolis publiceerde op 22 maart een conceptnota in het Bulletin der Aanbestedingen en het Europees Publicatieblad. Hierin worden leveranciers die interesse hebben om een dergelijk beeldbanksysteem aan te bieden opgeroepen om zich kandidaat te stellen. Deze leveranciers kregen tijdens een infosessie op dinsdag 30 maart extra uitleg over het project. Ze kunnen zich kandidaat stellen tot donderdag 29 april 2010. Vervolgens selecteren Digipolis en de vier stadsbesturen de meest geschikte kandidaten. Die krijgen dan het officiële bestek toegestuurd en kunnen een offerte indienen tegen ten laatste donderdag 29 juli. De bedoeling is om vervolgens met hen te onderhandelen en tegen december 2010 te beslissen welke leverancier de opdracht toegewezen krijgt.

De nood om beelden beter op te slaan en te beschrijven bestaat niet alleen in Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen. Beelden spelen overal een steeds grotere rol. Daardoor heeft eigenlijk ieder bestuur, iedere organisatie dezelfde behoeften. Daarom lanceerden de vier besturen een oproep naar alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW besturen. Wie interesse heeft om zelf met een beeldbank te starten, kan zonder aankoopverplichting vermeld worden in het bestek. Zo kunnen de besturen na de toewijzing en wanneer de voorwaarden hen interesseren een beeldbanksysteem aankopen. Zij moeten hiervoor geen nieuwe procedure voeren. De samenwerking tussen de stadsbesturen van Brugge, Gent, Mechelen en Kortrijk en Digipolis en de interesse van bijna honderd besturen zorgt ervoor dat dit project uniek is voor Vlaanderen. Het gebeurt namelijk heel zelden dat een aantal steden zelf dergelijk initiatief neemt en zoveel andere besturen hiervoor interesse tonen.